會展業(yè)作為新興服務(wù)業(yè),是2l世紀(jì)的朝陽產(chǎn)業(yè),有著巨大的發(fā)展?jié)摿?它帶動(dòng)紡織服裝,住宿,餐飲,通訊,旅游,購物等相關(guān)產(chǎn)業(yè),目前,我國會展業(yè)從業(yè)人員已達(dá)100多萬.隨著中國加入WTO,特別是大陸和港澳CEPA安排的實(shí)施,外商也越來越看好中國會展業(yè),中外會展企業(yè)的合作呈現(xiàn)多層次,全方位態(tài)勢.美國,德國,英國等會展業(yè)發(fā)達(dá)國家的一些著名公司都在尋找與中國的合作項(xiàng)目,或合作建立企業(yè),或合作辦會展,形式多樣.另對外開放的進(jìn)一步擴(kuò)大,不僅帶來新的資金和投入,更重要的是帶來新的經(jīng)營方式和經(jīng)營理念,必將進(jìn)一步推動(dòng)我國會展業(yè)更好地發(fā)展.

　　會展業(yè)中的策劃人才也已成為目前社會最緊缺的人才之一.研究如何策劃會展成為熱門話題,而其中的活動(dòng)策劃是如何成功策劃會展的關(guān)鍵一步.

　　一.大型會展活動(dòng)現(xiàn)狀

　　(一)會展整體現(xiàn)狀

　　會展是一種具有貿(mào)易,展示,信息聚攏和信息發(fā)布四種功能的集會,相對而言,會展中的活動(dòng)就是此類集會發(fā)揮功能的一種工具.

　　會展的發(fā)展初期,它是貿(mào)易的有效途徑,商人為了可以獲得更多的貿(mào)易成交而參展辦展;從第一屆世界博覽會1851年開始,隨著會展的規(guī)模越來越龐大,它的作用也被重新挖掘,信息展示,聚攏,發(fā)布,會展成為企業(yè)或組織建立,展示形象的一個(gè)大型舞臺.

　　由此,已經(jīng)很少有會展僅僅舉辦一個(gè)展覽或會議,主辦者們都會在會展期間穿插一些相關(guān)活動(dòng),是使會展成功的必要部分.無論是主辦者還是參展商,都會多多少少舉辦一些活動(dòng)來活躍整個(gè)會展氣氛.例如,正在舉行的2005年上海市國際汽車工業(yè)展就策劃舉辦網(wǎng)上展覽互動(dòng),高層次論壇,F1聯(lián)動(dòng),評選活動(dòng)等多種活動(dòng),在原本就人氣頗高的車展上把參與者的積極性不斷提高.

　　會展中的活動(dòng)一方面可以給會展創(chuàng)造良好的氣氛,另一方面又可進(jìn)一步豐富,擴(kuò)展并完善會展的功能.

　　(二)相關(guān)活動(dòng)的分類及現(xiàn)狀

　　參照現(xiàn)時(shí)會展的現(xiàn)狀,按活動(dòng)形式,可以把相關(guān)活動(dòng)可以分為會議型,慶典型,展示型,綜合型.

　　在會展中,會議型,是以論壇,技術(shù)交流會,研討會等活動(dòng)形式出現(xiàn)的.參加者多為著名的學(xué)者,專家,企業(yè)和政府官員,他們交流行業(yè)內(nèi)部的最新消息,傳播新技術(shù),倡導(dǎo)新思維和新理念.慶典型,這個(gè)形式在會展中也是十分常見,一般在會展的開幕以及閉幕中出現(xiàn),也有展覽策劃者把表演放在會展期間來提高會展的被關(guān)注度,或是企業(yè)推出新品展示的表演活動(dòng).展示型,新品發(fā)布會便是典型的展示型活動(dòng),許多企業(yè)會利用會展期間的媒體注意度來發(fā)布新產(chǎn)品,不但節(jié)約了公關(guān)成本,也把產(chǎn)品信息呈現(xiàn)給更多目標(biāo)消費(fèi)者.綜合型,則要比表演更加能夠激發(fā)參展者和參觀者的積極性,特別是一些專業(yè)性的比賽特別能夠吸引到一些企業(yè)的參與,對于招展而言最有幫助.

　　按活動(dòng)目的可以分為傳播主導(dǎo)型,營銷主導(dǎo)型和混合型.

　　傳播主導(dǎo)的活動(dòng)對于會展而言是一個(gè)有力的營銷工具,在會展期間以宣傳為主要目的地舉辦一些表演,論壇,研討會等活動(dòng)可以為會展招攬人氣,吸引專業(yè)的與會者,又可以活躍會展氣氛.而營銷主導(dǎo)的活動(dòng)則是以盈利為主要目的,宣傳為輔,它們可以為企業(yè)帶來利益,為建立形象創(chuàng)造條件,所有許多參展商會選擇這個(gè)形式參展,以此作為在參展商競爭中的亮點(diǎn).綜合型則更加普遍,因?yàn)閮烧呒骖?既可以為會展主辦者省去投資費(fèi)用,又可以起到相同的宣傳作用.本文主要是從這個(gè)分類方法來分析會展中活動(dòng).

　　策劃一個(gè)成功的活動(dòng),可以起到豐富完善展會的作用,活躍會展氣氛,吸引更多的潛在參展企業(yè)與觀眾,總結(jié)活動(dòng)共有七大功能:

　　豐富展會的信息功能.

　　擴(kuò)展展會的展示功能.

　　強(qiáng)化展會的發(fā)布功能.

　　延伸展會的貿(mào)易功能.

　　吸引更多的潛在參展企業(yè)和潛在觀眾.

　　提升展會檔次,擴(kuò)大展會影響.

　　活躍展會現(xiàn)場氣氛.

　　西博會作為一個(gè)75年歷史的大型綜合會展,2003年它選擇了舉行開幕式文藝晚會,開幕第二天又舉辦新穎的國際煙花大會為整個(gè)博覽會的繼續(xù)熱場,期間豐富精彩的表演活動(dòng)為博覽會聚集了人氣,做了個(gè)熱鬧又不失身份的開場,既在當(dāng)時(shí)特殊的非典背景下,吸引到了潛在的觀眾,又為西博會將來綜合發(fā)展奠定了基礎(chǔ).此后大型煙花會成為了西博會的開幕固定節(jié)日.

　　由于要與會展進(jìn)行互動(dòng),大多數(shù)活動(dòng)會選擇與會展在同一場地舉行,或者安排在相近的地點(diǎn)舉辦,西博會的煙花表演就固定選擇在離主會場較近的西湖湖畔.若要舉辦小型活動(dòng)則無需另外安排場地,無論如何都要確?；顒?dòng)既方便參觀者,也對會展氣氛產(chǎn)生積極影響.

　　二.大型會展活動(dòng)策劃的特點(diǎn),內(nèi)容和步驟

　　(一)大型會展中活動(dòng)的定義與特點(diǎn)

　　在策劃活動(dòng)之前,首先要明確何為活動(dòng).